Datenschutzhinweise für den allgemeinen Geschäftsbetrieb

Stand: 21. Februar 2020

1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für den Umgang mit Daten im Rahmen des Geschäftsbetriebs von Ina Pförtner, sofern nicht spezielle Datenschutzhinweise gelten, die für internetbasierte Anwendungen (ohne E-Mail) und den Umgang mit Mitarbeiterdaten  bestehen.

Die rechtlichen Grundlagen der Datenerhebung und -nutzung finden sich in der Verordnung (EU) 2016/679, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telemediengesetz (TMG) und werden nachstehend noch näher angegeben.

Bei der Kommunikation über Telemedien gelten zudem unsere Datenschutzhinweise für Webseiten ergänzend.

2 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Im Sinne des Datenschutzrechts verantwortlich für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten beim Betrieb des Angebots ist, soweit nachstehend nicht weitere Verantwortliche und deren Rolle angegeben sind, Ina Pförtner, Schöneberger Straße 12, 12163 Berlin, Deutschland, E-Mail Administrator@ina-pfoertner.de. Diese Person wird nachstehend als “Unternehmen” oder “wir” bezeichnet.

3 Zwecke der Verarbeitung, Rechtsgrundlage, berechtigte Interessen, Empfänger

3.1 Vertragsabwicklung

Wir erheben, wie wohl jedes Unternehmen, zur Anbahnung, zur Vorbereitung, zum Abschluss, zur Durchführung und zur Abwicklung von Rechtsgeschäften, an denen Sie als Lieferant, Dienstleister, Kunde oder Dienstleistungsempfänger beteiligt sind, die erforderlichen Daten. Dabei kann es sich um personenbezogene Daten im datenschutzrechtlichen Sinne handeln, insbesondere um Daten folgender Kategorien:

  • Abrechnungsdaten,
  • Adressdaten und Kontaktdaten, insbesondere der Name, Vorname,  die Anrede und der Titel sowie die Erreichbarkeit von Ansprechpersonen mittels Kommunikationsmitteln,
  • bei Inhabern einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines anderen Mitgliedstaats als Deutschland die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Daten, aus denen sich Interessen und Präferenzen ergeben, die für uns für den Bezug oder das Angebot von Dienstleistungen oder Waren von Bedeutung sein können,
  • Bankverbindungsdaten,
  • Vertragsstammdaten,
  • die Tatsache, dass einem Leistungsempfänger eine Bescheinigung im Sinne des § 4 Nummer 21 Buchstabe b Doppelbuchstabe aa des Umsatzsteuergesetzes vorliegt, und worauf sich diese Bescheinigung bezieht,
  • Vertragsdaten, wie insbesondere Art und Umfang der beauftragten und erbrachten Leistungen oder Art und Menge bestellter und gelieferter Waren, das Datum der Ausführung und, soweit erforderlich, Namen von Personen, die an der Vertragsausführung beteiligt sind,
  • Daten, die zum Nachweis und Verwaltung der Einhaltung des Buchpreisbindungsgesetzes erforderlich sind, insbesondere Name und Anschrift von Personen und Einrichtungen, an die Produkte, die der Buchpreisbindung unterliegen, für einen geringeren als den gebundenen Ladenpreises abgegeben werden, sowie gegebenenfalls Einrichtungen, wo die Personen tätig sind,  an die eine solche Abgabe erfolgt, und abgegebene Produkte mit Abgabedatum,
  • Zahlungsdaten und
  • Daten über Zahlungsverzug und Mahnungen.

Daten nutzen wir nur, soweit dies für unseren Geschäftsbetrieb erforderlich ist. Wir verkaufen oder verschenken sie nicht an Dritte. Vielmehr nutzen wir die Daten nur für die folgenden üblichen geschäftlichen Zwecke:

  • Verwaltung der Zahlungsein- und -ausgänge,
  • Erstellung von ausgehender Korrespondenz, einschließlich Rechnungen,
  • Verarbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen,
  • Vorhalten kunden- oder lieferantenbezogener Belege,
  • Verbuchung von Lohn- und Gehaltszahlungen sowie Vorhalten der zugehörigen Belege,
  • Erstellung und Archivierung eines Teils der Ausgangskorrespondenz,
  • Pflege und Nutzung der Datenbank der Kunden und Lieferanten und zugeordneter Aufträge, Bestellungen und Zahlungen einschließlich der erbrachten oder gelieferten Waren und Dienstleistungen und Umsätze,
  • Kunden- und lieferantenbezogene Auswertung der Geschäftsvorfälle zur Bewertung der Geschäftsbeziehung und anderer Gesichtspunkte des Marketings und der Produktplanung,
  • Veräußerung von Forderungen gegen Kunden im Wege des echten und unechten Factoring zur Finanzierung des Geschäftsbetriebs,
  • Verwaltung und Nachweis der Einhaltung weiterer Rechtsvorschriften, insbesondere des Buchpreisbindungsgesetzes,
  • Verwendung der gespeicherten Daten als Bestandteil steuerrechtlicher Aufzeichnungen oder Belege sowie
  • Wahrung unserer Rechte aus der Vertragsbeziehung.

Soweit die Daten für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei wir sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c der Verordnung (EU) 2016/679 in Verbindung den §§ 140 bis 147 der Abgabenordnung, soweit die gespeicherten Daten als Bestandteil steuerrechtlicher Aufzeichnungen oder Belege verwendet werden, dies gilt auch für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Rechtsgrundlage der Verarbeitung zum Nachweis der Erfüllung anderer rechtlicher Vorschriften und zur Bewertung der Geschäftsbeziehung und anderer Gesichtspunkte des Marketings und der Produktplanung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f der Verordnung (EU) 2016/679. Das berechtigte Interesse besteht in der Vermeidung rechtlicher Nachteile sowie der Ermöglichung oder Erleichterung unseres Auftretens als Nachfrager oder Anbieter am Markt.

Empfänger der genannten personenbezogenen Daten sind:

auf unsere Veranlassung:

    • Banken im Rahmen des Zahlungsverkehrs (insbesondere Überweisungsdaten),
    • die IO Factory GmbH, Grabauer Straße 38, 23843 Bad Oldesloe, Deutschland, für die Herstellung von Ausgangskorrespondenz (Drucken, Kuvertieren, Absenden), mit der hierzu ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen worden ist,
    • Versand- und Logistikdienstleister, insbesondere die Deutsche Post AG, Charles-de-Gaulle-Straße 20, 53113 Bonn, sowie die United Parcel Service Deutschland S.à.r.l. & Co. OHG, Görlitzer Straße 1, 41460 Neuss,
    • bei Lieferungen und Leistungen an Empfänger innerhalb der Europäischen Union, aber außerhalb Deutschlands, die eine nicht-deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen, das Bundeszentralamt für Steuern im Rahmen Zusammenfassender Meldungen,
    • die Decimo GmbH, Friedrichstraße 94, 10117 Berlin, als Erbringer von Factoring-Leistungen, sowie
    • Inkassounternehmen, Rechtsanwälte und Gerichte im Rahmen von Maßnahmen des Inkasso und der Forderungsbeitreibung und

nur auf entsprechende Anforderung:

  • Behörden in Ausübung ihrer gesetzlichen Befugnisse, insbesondere Finanz- oder Gewerbebehörden.

Die Dauer der Speicherung richtet sich nach ihrem Zweck. Ist der Zweck erfüllt, werden die Daten gelöscht. Insbesondere richtet sich die Aufbewahrungsdauer von Daten, deren Aufbewahrung nach der Abgabenordnung vorgeschrieben ist, nach den dort genannten Fristen, sie kann daher zehn bis zwölf Jahre betragen.

3.2 Kommunikation per E-Mail, Fax oder Kontaktformular

Bei der Kommunikation mit uns (zum Beispiel per Kontaktformular, Telefax oder E-Mail) werden die Angaben aller an der Kommunikation Beteiligten erhoben und gespeichert. Neben den Inhalten der Nachricht werden auch technische Daten wie der Übertragungsweg, an der Übermittlung beteiligte Kommunikationswege und IP-Adressen automatisch übertragen und mitgespeichert. Die Daten werden verarbeitet, um zu prüfen, ob wir auf die Kontaktaufnahme reagieren wird, und um gegebenenfalls eine Antwort zu entwickeln und zu senden. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist insoweit Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f der Verordnung (EU) 2016/679. Das berechtigte Interesse besteht zunächst in der Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen, die Möglichkeit des Rückgriffes auf die Anfrage. Im Übrigen gelten die Hinweise zur Vertragsabwicklung (Punkt 3.1) ergänzend.

4 Verpflichtung zur Bereitstellung; Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten ist für einen Vertragsabschluss und die Vertragsanbahnung regelmäßig erforderlich. Unser Angebot ist nicht an anonyme Kunden (wie in einem Ladengeschäft) gerichtet.  Des Weiteren beziehen wir keine Lieferungen und Leistungen von anonymen Personen. Insbesondere benötigen zum Vertragsschluss Name und Anschrift, Name mindestens einer Ansprechperson und Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummern. Ferner müssen wir wissen, welche Lieferungen und Leistungen Vertragsgegenstand sein sollen oder sind. Da wir nicht bar zahlen und keine Barzahlungen annehmen, sind für den Vertragsschluss zwingend Bankverbindungsdaten erforderlich, wenn wir eine Zahlung oder Lastschrift auslösen sollen.

Nehmen Sie mit uns ansonsten Kontakt auf, und stellen Sie dabei keine Kontaktdaten zur Verfügung, können wir Ihnen nicht antworten, wenn uns die Daten noch nicht vorliegen.

Stellen Sie uns als Unternehmen oder sonstige juristische Person mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat als Deutschland nicht Ihre korrekte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bereit, können wir an Sie keine Lieferungen oder Leistungen erbringen, ohne Umsatzsteuer zu berechnen.

Wenn Sie uns nicht in der nach dem Umsatzsteuer-Durchführungserlass erforderlichen Weise mitteilen,  dass Ihnen als Empfänger der unter die Vorschrift fallenden Leistungen eine Bescheinigung im Sinne des § 4 Nummer 21 Buchstabe b Doppelbuchstabe aa des Umsatzsteuergesetzes vorliegt, können wir entsprechende Leistungen nicht entsprechend § 4 Nummer 21 Buchstabe b Doppelbuchstabe bb des Umsatzsteuergesetzes ohne Berechnung von Umsatzsteuer an Sie erbringen.

Wenn Sie uns nicht Daten, die zum Nachweis und Verwaltung der Einhaltung des Buchpreisbindungsgesetzes erforderlich sind, mitteilen, können wir Sie bei einer Belieferung mit Produkten, die der Buchpreisbindung unterliegen, insbesondere hinsichtlich des Preises nur beliefern wie jeden Letztabnehmer, für den keine Ausnahmen gelten, also regelmäßig nur zum gebundenen Ladenpreis.

Sie sind nicht verpflichtet, die genannten personenbezogenen Daten bereitzustellen.

5 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Eine automatische Entscheidungsfindung besteht nicht (zu Eingaben in Webformularen verweisen wir auf unsere Datenschutzhinweise zu Webseiten).

6 Rechte der Betroffenen

Betroffene haben nach der Verordnung (EU) 2016/679 einige Rechte hinsichtlich der erhobenen personenbezogenen Daten, über die nachstehend unterrichtet wird. Uns gegenüber können Sie Ihr Recht auf Auskunft ausüben, indem Sie das unten stehende Kontaktformular nutzen. Jede andere, vorzugsweise textförmliche Kontaktmöglichkeit, wie etwa E-Mail oder Briefpost, kann selbstverständlich ebenfalls genutzt werden.

6.1 Recht auf Auskunft

Es besteht ein Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten.

6.2 Recht auf Berichtigung

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Anbieter unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Zudem hat die betroffene Person das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen; bei der Prüfung und Umsetzung des Verlangens sind allerdings die Zwecke der Verarbeitung zu berücksichtigen; es findet also etwa keine Ergänzung um Daten statt, die für die Verarbeitung gar nicht erforderlich sind und daher von vornherein nicht erhoben würden.

6.3 Recht auf Widerspruch

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstaben e oder f der Verordnung (EU) 2016/679 erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten allerdings  keine Daten aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Satz  1 Buchstabe e, sondern nur aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Satz  1 Buchstabe f der Verordnung (EU) 2016/679 (“berechtigtes Interesse”), wo dies oben angegeben worden ist. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nach einem Widerspruch nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widerspricht die betroffene Person der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

6.4 Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”)

Die betroffene Person hat das Recht, von uns zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

    • Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
    • Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
    • Die betroffene Person legt gemäß den vorstehenden Ausführungen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt Widerspruch gegen die Verarbeitung für Zwecke des Direktmarketing ein.
    • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
    • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten der Europäischen Union erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
    • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 erhoben.

6.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Die betroffene Person hat das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

    • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten; die Einschränkung der Verarbeitung erfolgt dann für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
    • die Verarbeitung ist unrechtmäßig, und die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten; Rechtsgrundlage der weiten Verarbeitung ist dann Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe b in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2016/679,
    • wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder
    • die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung von Daten, die zu anderen Zwecken als Direktmarketing verwendet werden, eingelegt, und es steht noch nicht fest, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Wurde die Verarbeitung in diesen Fällen eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

6.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie hat das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern
die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2016/679 oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679 beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Bei der Ausübung dieses Rechts auf Datenübertragbarkeit hat die betroffene Person das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Die Ausübung dieses Rechts auf Datenübertragung lässt das Recht auf Löschung unberührt. Es darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.

6.7 Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung in eine Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

6.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Alle Personen haben ein Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

7 Kontaktformular

Für die Kontaktaufnahme gelten unsere Hinweise zum Datenschutz, insbesondere dort Nummer 3.2 und 5. Sie müssen nicht Ihren wirklichen Namen verwenden und müssen keine Kontaktdaten, also auch keine E-Mail-Adresse angeben, um mit uns in Kontakt zu treten. Wenn Sie Ihren Namen nicht nennen, können wir Sie gegebenenfalls nicht identifizieren oder richtig anreden. Wenn Sie uns keine Kontaktdaten, insbesondere keine E-Mail-Adresse nennen, können wir Ihnen nicht antworten und bei Rückfragen keine Klärung herbeiführen, was dann dazu führen kann, dass wir auf Ihr Anliegen nicht vollständig eingehen können. Wenn Sie nicht im Feld für den Betreff oder für Ihre Nachricht angeben, welches Anliegen Sie haben, können wir nicht auf Ihr Anliegen eingehen. Die Bereitstellung des Kontaktformulars schließt es nicht aus, dass Sie auch andere Wege verwenden, uns zu kontaktieren.